VI&VA smartMedia Online

Auftragserfassung mit VI&VA smartMedia Online

VI&VA smartMedia Online ist das konzernweite Buchungstool für Angebote und Aufträge rund um digitale Produkte, u.a.:

  • Display Ads (inkl. technischer Erfassung und Überleitung ans Ad Management)
  • Native Ads (derzeit nur kaufmännisch),
  • Sponsored Posts (derzeit nur kaufmännisch),
  • Digitale Prospekte (Online only; derzeit nur kaufmännisch),
  • Interstitials (derzeit nur kaufmännisch),
  • DooH (derzeit nur kaufmännisch)

Die Software ist die konsequente Erweiterung von VI&VA (I&M) und ersetzt dabei auch alle Funktionalitäten des AdCenters (http://madsack-adcenter.de), welches bisher zur Inventarprüfung, Buchung, Verwaltung und zum Reporting von und für Display– und Native-Aufträge genutzt wurde.  

Der Buchungsablauf in VI&VA smartMedia Online ist dabei in einfachen Schritten geführt und darüber hinaus mit Schnelleinstiegen (abhängig von der jeweiligen Preisliste) vorkonfiguriert möglich. 

Die Erweiterung steht grundsätzlich jedem Standort, der I&M im Einsatz hat, zur Verfügung. Für VI&VA smartMedia Online fallen keine zusätzlichen Lizenzgebühren an. Der Zugang erfolgt im Browser mit deinem persönlichen VI&VA User.  

Vorteile von VI&VA smartMedia Online

  1. Geführte kaufmännische und technische Buchung in einem Schritt – stationär am Desktop oder mobil am Tablet (Zugriff auch außerhalb des Verlagsnetzes möglich) 
  2. Kundensuche (oder bei Bedarf Kundenneuanlage) 
  3. Buchungslogiken inkl. Preisfindung 
  4. Schnellerfassung durch Vorbelegungen 
  5. Integrierte Inventarprüfung 
  6. Integrierter Werbemittelworkflow inkl. Archivierung der Werbemittel 
  7. Angebotserfassung, -wandlung in einen Auftrag und –versand  
  8. Kopieren von Aufträgen 
  9. Statusmonitoring (Kampagnenboard) 
  10. Optimierung der Datenqualität im Businesscontrolling 

Allgemeine Informationen & Lernvideos

Im Folgenden findest du kurze Erklärvideos sowie Antworten auf viele FAQs. Außerdem kannst du dir alle wichtigen Informationen gebündelt in unserem VI&VA smartMedia Online-Handbuch herunterladen. 

Informationen für deinen Standort

Systemzugriffe

smartMedia Online: https://service.niedersachsen.com/SMARTANZ0024

Einführung AZ/WAZ/PAZ

Systemzugriff

smartMedia Online: https://service.niedersachsen.com/SMARTANZ0018

Einführung Standort Göttingen

Systemzugriff

smartMedia Online: https://service.niedersachsen.com/SMARTANZ0001

Einführung Standort Hannover 13.01.2021

FAQ

Hier wollen wir alle deine Fragen beantworten. Du kannst dir auch alle Fragen als PDF hier herunterladen.

 

Das PDF How To Regio Kampagne findest du hier.

- Buchungsparameter müssen vollständig vorhanden sein.
o GP-Nummer des Kunden + ggf. Agentur
o Laufzeit (Beginn und Ende)
o Preis ggf. abzgl. AE
o Menge Ai´s
o Werbemittel
o Verlinkung
o Portal
o Werbezone

Ja, man kann sowohl einen gesamten Auftrag, als auch eine Kampagne kopieren.
Gehe auf einen Auftrag und es werden auf der rechten Seite fünf Symbole angezeigt. Neben dem Stift-Symbol findest du das Symbol zum Kopieren.
Für eine visuelle Erklärung gehe bitte auf die FAQ-PDF.

Bitte NUR BEI KAUFMÄNNISCHEN AUFTRÄGEN die zip-Datei an das AdManagement (admanagement@madsack.de) senden und auf die Auftragsnummer verweisen. Display-Aufträge inkl. Tasche werden automatisch an das AdManagement überstellt.

Mit Fertigstellung des Werbemittels durch Transmatico erhalten Sie als Erfasser des Auftrages eine Mail mit einer ZIP-Datei. Hier enthalten ist eine Text-Datei, die Namen „Vorschaulink“ trägt. Den Link aus der Datei kopieren Sie in die Browserzeile. Nun sehen Sie, wie das Werbemittel auf der Website (mobil und desktop) aussehen wird.
(vgl. Muster: https://trmads.eu/get?service=rpaadpreview&ad=899247&preview-version=laptop&banner-format=medium_rectangle)

Bitte prüfen, ob die korrekten Vi&Va Anmeldedaten gewählt wurden (Groß- und Kleinschreibung!) und ob der korrekte Mandant ausgewählt wurde (Hannover ist 001).

Bitte entweder je Kampagne/Werbemittel einen Preis eingeben unter „Preiskonditionen“ oder unten in der Zeile neben „Auftrag speichern“ die Gesamtpreisberechnung eingeben. Wenn Festpreise gewählt werden, dann immer Festpreis vor Zu- und Abschlag wählen.
ACHTUNG: Preise in Display-Paketen beinhalten einen abgestimmten Rabatt, der auf die einzelnen Bestandteile verrechnet wird und sollten generell nicht angepasst werden. Wählen Sie besser „Allgemeiner Einstieg“ und dann unter „Kampagnenvorbelegung“ ihre Buchung aus.

Eine Inventarprüfung ist im Buchungstool/smartMedia integriert. Sollte eine Kampagne trotzdem mal drohen zu unterliefern meldet sich das Ad Management.

Wie immer gilt: 2-3 Werktage Vorlauf für das Ad Management nachdem alle Werbemittel vorliegen.

Nein, der Ad Server braucht immer eine feste Laufzeit.

Alternativ kann auch die Facebook Seite oder ein Brancheneintrag des Kunden genommen werden.

Info Hannover: Für den Verkauf von Webseiten, Shops oder Landingpages können Sie sich an freunde@digitalathleten.de wenden.

Info Göttingen: Für den Verkauf von Webseiten, Shops oder Landingpages können Sie sich an onlinemarketing@goettinger-tageblatt.de wenden.

SmartMedia speichert automatisch sobald Sie ihre Kampagne benannt haben. Sollten Sie ausversehen einen Auftrag einmal doppelt erfasst haben, können sie den doppelten Auftrag einfach über die Mülltonne löschen.

Insofern die Laufzeit noch nicht begonnen hat, Auftrag öffnen, unter „Weiteres“ den freigegebenen Auftrag wieder auf „in Bearbeitung“ setzen und Anpassungen vornehmen.

Der Auftrag wurde von Ihnen bereits „freigegeben“. Um zu ändern: Insofern die Laufzeit noch nicht begonnen hat, Auftrag öffnen, unter „Weiteres“ den freigegebenen Auftrag wieder auf „in Bearbeitung“ setzen und Anpassungen vornehmen.

Laufzeitverlängern ja, Werbemittel (nicht Werbeformat) oder Link tauschen ja, Werbezone ändern ja, Preis ändern nein. Wenden Sie sich bitte an auftrag@madsack.de.
Wichtig: Generell sollten es sich hierbei um Ausnahmen handeln!

Entweder auf dem Reiter „Kampagnenangaben“ einen festen Umkreis wählen, oder über den Reiter „Experte“ die PLZ angeben. Beachten Sie, dass wenn GEO-Targeting außerhalb eines Preisvorteilspaketes gebucht wird, fallen zusätzliche Kosten an.

GIF und HTML5-Werbemittel können in der Vorschau nicht dargestellt werden.
ACHTUNG: HTML-Werbemittel müssen als zip-Datei zum Ad Management gesendet werden. Sie können nicht in smartMedia geprüft werden.

http://madsack-adcenter.de/technische-spezifikationen/desktop-standardformate/
Erfahrungsgemäß gab es bei 85% der Fälle Probleme aufgrund von falsch gebauten Werbemitteln. Einfacher vom Handling sind GIF, PNG oder JPG Dateien, diese werden jetzt direkt in smartMedia geprüft.
Werbemittel müssen vor Buchung überprüft werden, auch wenn sie von einem professionellen Grafiker/Agentur gebaut wurden (Rechtsklick – Eigenschaften – Details). HTML5 Werbemittel sind generell schwieriger zu prüfen. Das Ad Management kann eine Prüfung erst bei Buchung der Kampagne durchführen.
Die Gestaltung der Werbemittel sollte vorher mit dem Kunden grob abgestimmt sein, bzw. Vorlagen sollten sprechend sein.

Das Ad Management schickt einen Vorschaulink nach erfolgter Buchung. Screens aus dem Live-Betrieb müssen selbst gemacht werden.

Im Kampagnenboard in smartMedia können Sie jederzeit die Performance prüfen: Icon neben „Meine Aufträge“ und „Alle Aufträge“: „Ad Server Kampagnenboard“.

Diese kann von Ihnen jederzeit direkt über smartMedia ausgelöst werden („Weiteres“ im Bereich Online als Auftragsbestätigung senden und unter „Weitere Angaben“ im Bereich Print als Bestätigung Auftragssteuerung senden). Soll eine Bestätigung auch ohne fertige Werbemittel schon einmal ausgelöst werden, kann der Auftrag schon einmal vorab freigegeben werden und die Bestätigung versendet werden. Danach den Auftrag zurück „in Bearbeitung“ setzen. Funktioniert unter „Weiteres“.

Solange der Auftrag noch nicht fakturiert ist sind Änderungen möglich. Bitte ans zentrale Auftragsmanagement (auftrag@madsack.de) wenden. Sollte der Auftrag schon abgerechnet sein muss dieser storniert und neu angelegt werden.

Nach abgeschlossener Kampagne kann man sich direkt in smartMedia das Reporting ziehen. Icon neben „Meine Aufträge“ und „Alle Aufträge“: „Ad Server Kampagnenboard“. Einen Zwischenstand sieht man dort auch – lediglich für Native Ads erhält man dieses erst nach Abschluss der Kampagne. Info Native-Reportings können aktuell noch nicht im Kampagnenboard dargestellt werden. Bitte bei Bedarf eines Native-Reports eine Mail an admanagement@madsack.de schicken.

Ein Auftrag kann entweder komplett gebucht werden und dann per Info an das zentrale Auftragsmanagement (auftrag@madsack.de) gesendet werden: Kaufmännische Aufträge per XMS erstellen und klammern ODER es werden alle AIs etc. auf zwei Aufträge aufgeteilt gebucht.

Entweder man bucht das ganze Jahr durch und hat nur einen Auftrag mit z.B. monatlicher Rechnungsstellung. Oder man macht einzelne Aufträge Monat für Monat und bekommt dann jeweils eine Auftragsnummer.

Bitte erstellen Sie innerhalb des Auftrags einzelne Kampagnen beispielsweise durch Kopie und passen das Datum an.
Eine Massendisposition bei der man z.B. mehrere Monate markiert und aber nur einzelne Tage daraus buchen möchte ist in smartMedia derzeit nicht möglich, da die AIs über die Laufzeitauswahl systemisch verteilt werden. Ein Hinweis unter „Experte“ genügt leider nicht. Wenden Sie sich bei sehr spezifischen Buchungen bitte an auftrag@madsack.de.

Es ist wichtig die Native Ads über den Schnelleinstieg zu erfassen, nicht über „Allgemeiner Einstieg“. So werden alle kaufmännischen Informationen ans Ad Management übermittelt.
Bei Native Ads (Achtung nicht den Begriff „Online Advertorial“ verwenden, dieser ist für das Ad Management verwirrend) bitte folgenden Workflow (Hannover) beachten:
1. Erfassung AdIn oder AdOut in smartMedia
2. Falls nicht vorhanden: Bestellung der Werbemittel über die Digitalathleten gemäß der Vorgaben http://madsack-adcenter.de/technische-spezifikationen/native-advertising-spezifikationen/ oder hier auf dem Sharepoint
Überblick der Formate: http://madsack-adcenter.de/technische-spezifikationen/native-ad-formate/
3. Senden der Werbemittel inkl. Auftragsnummer und Besonderheiten der Buchung gem. Vorgaben an MaMaSo Ad Management admanagement@madsack.de
Göttingen Workflow - alter Ablauf bleibt bestehen:
1. Erfassung AdIn oder AdOut in smartMedia
2. Falls nicht vorhanden: Bestellung der Werbemittel über OMS/Redaktion + Meldung Auftragsnummer aus SmartMedia
3. Versand der Werbemittel über OMS - inkl. Auftragsnummer und Besonderheiten der Buchung gem. Vorgaben an MaMaSo Ad Management admanagement@madsack.de

Für die Buchung von Interstitials bitte folgenden Workflow (Hannover) beachten:
1. Prüfen des Platzierungsbuches und Eintragen des Auftrages (durch onlinemarketing@madsack.de)
2. Erfassen des kaufmännischen Auftrags in smartMedia über den Schnelleinstieg
(Hinweis: Hier gibt es noch keine Tasche zum Supplement Center)
3. Mail mit Auftragsnummer, Ziel-URL(s) und gestaltetem Werbemittel an onlinemarketing@madsack.de
Göttingen Workflow - alter Ablauf bleibt bestehen:
1. Platzierung bei OMS anfragen (onlinemarketing@goettinger-tageblatt.de )
2. Erfassen des kaufmännischen Auftrags in smartMedia über den Schnelleinstieg (Hinweis: Hier gibt es noch keine Tasche zum Supplement Center)
3. Mail mit Auftragsnummer, Ziel-URL(s) und gestaltetem Werbemittel an onlinemarketing@goettinger-tageblatt.de

Nein. Für Hauskampagnen wird es einen zusätzlichen Workflow geben. Sprechen Sie uns an.

Nein. Bislang ist dies noch nicht möglich, aber geplant.

Testen Sie, ob Sie durch Schließen und wieder Öffnen wie gewohnt weitermachen können. Falls die Fehlermeldung wieder auftritt, melden Sie sich bitte bei Ihrem Ansprechpartner mit Screenshot und Fallbeschreibung.

Möchte man den Preis aus einem Schnelleinstieg überschreiben, so muss dieser am Ende mit einem Festpreis (vor Zu- und Abschlag) überschrieben werden.
ACHTUNG: Generell sollten Preise aus Paketen nicht überschrieben werden, damit die Erlöse korrekt auf die einzelnen Produktbestandteile gebucht werden können. Dies gilt nicht für Native Ads, diese dürfen angepasst werden. Empfehlung für Pakete: Allgemeiner Einstieg und „Kampagnenvorbelegung“, sodass ich Preis und AIs manuell eingeben kann.

Wenn Sie Werbemittel eines bereits freigegebenen Auftrages lediglich austauschen möchten, empfiehlt es sich, diesen wieder in Bearbeitung zu setzen und sie auszutauschen, statt den Auftrag zu stornieren und komplett neu anzulegen. Sie müssen dem Ad Management keinen separaten Hinweis geben.

„Vorkasse“ ist in smartMedia nicht buchbar. Wenden Sie sich an auftrag@madsack.de.

Bitte wenden Sie sich mit der betreffenden Fehlermeldung und Auftragsnummer an auftrag@madsack.de .

Es ist derzeit noch nicht möglich mehrere Werbemittel für ein Werbeformat zu buchen. Auch wenn mehrere Werbemittel in ProCon hochgeladen werden könnten, so wird dem Ad Management nur das erste Werbemittel mit der entsprechenden Zuordnung zum Auftrag, der gewünschten Position und dem Werbeformat übermittelt.
Wenn eine Rotation von Werbemittel gewünscht ist, dies bitte im Buchungshinweis (Reiter „Experte“) der jeweiligen Position angeben und die weiteren Werbemittel als ZIP-Datei, an admanagement@madsack.de unter Angabe der Auftragsnummer, der Position und ggf. auch weiterer Angaben zur eindeutigen Zuordnung, senden.
Eine Lösung, die ZIP-Datei, mit allen rotierenden Werbemitteln, direkt für das entsprechenden Werbeformat hochzuladen ist in Arbeit, bis dahin bitte den hier beschriebenen Weg wählen.

Das Werbefenster (Branchenbucheintrag) bitte wie folgt buchen:
Buchungstyp: Festplatz (exklusiv)
Werbeform: Werbefenster Silber (= Basis) / Platin (= Plus) / Gold (= Premium)
Hauptportal: hannover.de desktop
Belegung: Sonstiges, Service
Laufzeit: z.B. 22.03.2021 – 21.03.2022
Menge und Mengenart: 365 Tag

Für eine visuelle Erklärung gehe bitte auf die FAQ-PDF.

Die Startmaske der Kampagnenangaben ist auf Ihren Heimatstandort konfiguriert. Wenn Sie aus Göttingen beispielsweise haz.de desktop inkl. Targeting-Umkreis buchen möchten, wählen Sie bitte unter „Experte“ die Karte aus und tätigen Sie dort Ihre Eingaben.

Für eine visuelle Erklärung gehe bitte auf die FAQ-PDF.

Die kaufmännische Erfassung erfolgt in smartMedia. Danach:

Gilt für Hannover:
Wichtig: Die Vorlaufzeit für die Erstellung eines Beitragsentwurfs beträgt 3 Werktage, ab dem Zeitpunkt, zu dem alle Informationen und Materialien vollständig angeliefert wurden. Weitere Infos erhalten Sie im SharePoint der digitalathleten.

Auszug:
Nachdem ein Sponsored Post verkauft wurde müssen Sie die benötigten Materialien beim Kunden sammeln und vollständig an die digitalathleten (socialmedia@digitalathleten) zu senden.
• Gewünschter Veröffentlichungstermin
• Social-Media-Kanal des Zeitungstitels
• Verkaufspreis & garantierte Reichweite
• Bild/-Videomaterial (keine Bearbeitung!): Facebook: 1200 x 630 (Querformat) px oder 1200 x 1500 px | Instagram: 1080 x 1080 (Feed)
• Es muss kein fertiger Text angeliefert werden, jedoch genügend Informationen, damit ein Text erstellt werden kann
• Link zum Social Media Unternehmensseite des Kunden: Die Verlinkung ist Pflicht (Vorgabe von Facebook/Instagram), weshalb der Kunde eine offiziellen Social Media Unternehmensseite haben muss
• Zusätzliche Bewerbung (zusätzliches Mediabudget) gewünscht?

Gilt für Göttingen - alter Ablauf bleibt bestehen:
Wichtig: Die Vorlaufzeit für die Veröffentlichung eines SP inkl. Der Beitragserstellung beträgt 7 Werktage.

Auszug:
Nachdem ein Sponsored Post verkauft wurde müssen Sie die benötigten Materialien beim Kunden sammeln und vollständig an die OMS (onlinemarketing@goettinger-tageblatt.de) zu senden.
• Gewünschter Veröffentlichungstermin
• Social-Media-Kanal des Zeitungstitels
• Verkaufspreis
• Bild/-Videomaterial (keine Bearbeitung!): Facebook: 1200 x 630 (Querformat) px oder 1200 x 1500 px | Instagram: 1080 x 1080 (Feed)
• Es muss kein fertiger Text angeliefert werden, jedoch genügend Informationen, damit ein Text erstellt werden kann
• Link zum Social Media Unternehmensseite des Kunden: Die Verlinkung ist Pflicht (Vorgabe von Facebook/Instagram), weshalb der Kunde eine offiziellen Social Media Unternehmensseite haben muss

Die Pakete haben einen Rabatt inklusive. Möchte man ein anderes Volumen verkaufen, muss der TKP derzeit noch manuell berechnet werden.

Gilt für Hannover:
Die Gestaltung eines Werbemittels (Standard) muss mit 25,00€ berechnet werden (als separate Position in smartMedia auswählen). Eine individuelle Gestaltung z.B. im CI des Kunden kostet ab 250,00€ - hierzu bitte Kontakt zu freunde@digitalathleten.de aufnehmen. Auch diese Position muss im Auftrag separat erfasst werden.

Gilt für Göttingen:
Die Gestaltung eines Werbemittels (desk/mobile) muss mit 70,00€ berechnet werden (als separate Position in smartMedia auswählen). Eine anspruchsvolle Gestaltung z.B. html-Banner muss der Preis und die Auftragserteilung über OMS (onlinemarketing@goettinger-tageblatt.de) angefragt und beauftragt werden. Auch diese Position muss im Auftrag separat erfasst werden.

Die Pakete haben einen Rabatt inklusive.
• Angebot (mit detaillierter Standortaufstellung) und Auftrag (techn.) über dooh.eu (Zugänge müssten vorhanden sein, bei Bedarf nach Benutzernamen oder neuem Kennwort → Mail an account@dooh.de)
• Angebot (kfm.) kann alternativ über smartMedia natürlich auch erstellt werden
• Ideal: Kunde stellt Werbemittel zur Verfügung (Alternativ: Erstellung des Werbemittels über ViVa-Klassik (s. Anhang) oder DA?)
• Auftrag (kfm) über smartMedia (Paket „DOOH Mediabox“)

Das typische Beispiel sind Jahresbuchungen. Sie haben eine monatliche Buchung und möchten im Laufe des Jahres Ihre Werbemittel aktualisieren. Sie gehen wie folgt vor:

Sie nehmen wie üblich die „Freigabe“ zurück und setzen den Auftrag „in Bearbeitung“. Anschließend:

• Vollvorlage: Unter „Werbemittel“ tauschen Sie die Werbemittel aus und vermerken dies unter „Experte“ im Buchungshinweis. So weiß das Ad Management, dass Sie das Werbemittel tauschen möchten bzw. dass sich etwas geändert hat.
• Gestaltung: Beauftragen Sie eine Korrektur über „Gestaltung“, wird das Ad Management automatisch informiert.

Zum Abschluss nicht vergessen, wieder die „Freigabe“ des Auftrages zu erteilen. Eine zusätzliche Erinnerungs-E-Mail ist nicht notwendig.

Hast du noch Fragen?

Bitte wende dich bei allen fachlichen Fragen an deinen Key-User am Standort. Bei Bedarf kann dir auch dein*e Verkaufsleiter*in bzw. Verkaufssteuerer*in weiterhelfen. 

Bei allen technischen Fragen zur Anmeldung und Erreichbarkeit des Systems wende dich bitte wie gewohnt an den GRZ-Support.  

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