SAP Concur

Reisekostenabrechnung leicht gemacht

SAP Concur hilft dir, jede Geschäftsreise von Anfang bis Ende so angenehm wie möglich zu gestalten. Dein Reisekostenprozess wird nicht nur einfach, transparent und regelkonform, sondern auch nachhaltig, weil sie papierlos verläuft. Ein automatisierter Prozess für die Reisekostenabrechnung entlastet dich und gibt dir mehr Kontrolle über die Einhaltung der Reisekostenrichtlinie. 

Um SAP Concur optimal nutzen zu können, findest du im Folgenden kurze Erklärvideos und -texte sowie ausführliche Antworten auf viele FAQs. Außerdem kannst du dir alle wichtigen Informationen gebündelt in unserem SAP Concur-Handbuch herunterladen.

Pro Abrechnungsperiode wird eine Abrechnung erstellt, in welcher die jeweiligen Reisen und Ausgaben gebündelt angelegt werden.

Expense

Allgemeine Informationen & Lernvideos

Wie registriere ich mich bei SAP Concur?

  1. Um SAP Concur nutzen zu können, musst du dich bei deinem entsprechenden Ansprechpartner melden. Du wirst dann als Nutzer registriert.
  2. Bei deiner erstmaligen Anmeldung muss zunächst ein Initialpasswort vergeben werden.
  3. Rufe dafür folgende Internetadresse auf: //eu1.concursolutions.com/nui/signin
  4. Gebe deinen Benutzernamen ein. Dieser ist immer eure Firmen-Mailadresse.
  5. Bei deiner ersten Anmeldung klickt ihr bitte auf „Passwort vergessen“. Es wird dir ein Initialpasswort zugesendet.
  6. Ändere dann nach der ersten erfolgreichen Anmeldung dein Passwort.

Wie melde ich mich an und wieder ab?

  1. Öffne deinen Browser, egal ob auf deinem eigenen Laptop, Handy, Tablet oder deinem PC vor Ort (das Verlagsnetzwerk ist nicht erforderlich).
  2. Rufe folgende Internetadresse auf: //eu1.concursolutions.com/nui/signin
  3. Gebe deinen Benutzernamen sowie Passwort in der Anmeldungsmaske ein.
  4. Nach erfolgreichem Login wird dir deine Übersichtsseite angezeigt.
  5. Deine Abmeldung sollte immer ordnungsgemäß oben rechts über Profil geschehen.

 

Für mehr Informationen schau dir dieses kurze Video an:

Wie nehme ich Profileinstellungen vor?

  1. Öffne oben rechts über „Profil“ deine Profileinstellungen. Hier kannst du deine Profileinstellungen pflegen.
  2. Die Pflichtfelder sind rot markiert und sind mit [erforderlich] gekennzeichnet. Fülle diese bitte unbedingt aus, sollten dort noch Lücken sein.
  3. Die E-Mail-Adresse sollte automatisch mit deiner Anmeldeadresse befüllt sein. Sollte dies nicht der Fall sein, ergänze dies bitte.
  4. Die Angaben zum Unternehmen sind bereits ausgefüllt und beinhalten auch deine Personalnummer. Bitte ändere diese Angaben nicht.
  5. Alle weiteren Schritte zur Verifizierung deiner E-Mail-Adresse können mithilfe der Anleitungen in SAP Concur ausgeführt werden.
  6. Es können noch weitere Einstellungen vorgenommen werden, wie z.B. die Registrierung des eigenen PKWs.

Für mehr Informationen schau dir dieses kurze Video an:

Wie erstelle ich eine Abrechnung?

  1. Erstelle pro Monat lediglich nur eine Abrechnung. Hierunter werden alle verschiedenen Ausgaben und Reisen angelegt.
  2. Als erstes muss die Abrechnung als übergeordneter Ordner angelegt werden, um dort alle einzelnen Reise- und Auslagenabrechnungen des Monats anzulegen.
  3. Klicke auf deiner Übersichtsseite auf „Abrechnung erstellen“.
  4. Trage nun unter „Abrechnungsname“ den Namen deiner monatlichen Reisekostenabrechnung ein. Die anderen Felder sollten aufgrund der Personalnummer automatisch befüllt werden.
  5. Klicke auf  „Weiter“ und wähle im nachfolgenden Fenster aus , ob du Tagespauschalen geltend machen möchtest oder nicht.
  6. Nun werden deine Ausgaben entsprechend ihres Ausgabetyps einzeln deiner Abrechnung hinzugefügt.
  7. Die Abrechnungstermine findest du hier: Abrechnungstermine

Für mehr Informationen schau dir dieses kurze Video an:

Wie füge ich meiner Abrechnung Ausgaben hinzu?

  1. Unter „Abrechnung“ kannst du deine erstellte Monatsabrechnung verwalten.
  2. Klicke auf „Neue Ausgabe“ und es öffnet sich ein Fenster mit allen Ausgabetypen.
  3. Wähle den passenden Ausgabentyp aus und fülle alle rot hinterlegten Felder aus.
  4. Beachte, dass der Austellungsort immer aus der vorgeschlagenen Drop-Down-Liste ausgewählt werden muss.
  5. Wähle den richtigen Belegstatus für deine Ausgabe aus. Diesen erfährst du in der Liste „Belegdefinition Concur“.
  6. Deinen passenden Beleg hast du entweder bereits hochgeladen oder kannst dies nun erledigen.
  7. Ist der Beleg hochgeladen, kann dieser unter „Verfügbare Belege“ ausgewählt werden. Klicke danach auf „Speichern“.
  8. Alle deinen gespeicherten Ausgaben werden dir nun aufgelistet. Sollte eine Ausgabe nicht vollständig ausgefüllt worden sein, so wird dir dies angezeigt werden.

Für mehr Informationen schau dir dieses kurze Video an:

Wie lade ich Belege hoch?

  1. Immer wenn du einen Beleg einer Reise erhalten hast, kannst du diesen sofort hochladen. Klicke dafür auf deiner Übersichtsseite auf „Belege hochladen“.
  2. Auf der nächsten Seite scrollst du nach unten zum Reiter „Verfügbare Belege“ und klicke auf „Neuen Beleg hochladen“.
  3. Nun kannst du deinen Beleg in Form der dort genannten Dateiformate auswählen und hochladen. Klicke auf „Durchsuchen“ und wähle deine Datei aus.
  4. Alle hochgeladenen Belege können dann deinen Ausgaben zugeordnet werden.

Für mehr Informationen schau dir dieses kurze Video an:

Wie kann ich auf kurzem Wege mehrere Ausgaben gleichzeitig erfassen?

  1. Das funktioniert über die Schnellerfassung. Gehe dafür in deine jeweilige Reisekostenabrechnung. Hier findest du rechts neben dem Feld „Neue Ausgabe“ auch das Feld „Schnellerfassung“.
  2. Nachdem du auf Schnellerfassung geklickt hast, öffnet sich eine Eingabemaske.
  3. Nun kannst du all deine Ausgaben in die folgenden Zeilen eintragen. Eine Zeile steht für je eine Ausgabe. Klicke danach auf „Speichern“.
  4. Nun siehst du all deine Ausgaben aufgelistet. Hier sind noch Änderungen möglich, solange die Abrechnung der jeweiligen Abrechnungsperiode noch nicht abgesendet wurde.

Für mehr Informationen schau dir dieses kurze Video an:

Wie kann ich Kilometergeld für Fahrten mit meinem eigenen PKW abrechnen?

  1. Damit du das Kilometergeld für eine getätigte Reise abrechnen kannst, muss zuerst dein PKW in SAP Concur hinterlegt sein. Klicke dafür oben rechts in SAP Concur auf deine „Profileinstellungen“.
  2. Unter „Einstellungen für Abrechnungen“ kannst du bei „Eigenes Fahrzeug“ die Daten deines PKWs hinterlegen. Klicke dafür auf „Neu“ und fülle die Kfz-Kennung sowie den Fahrzeugtyp aus und klicke dann auf „Speichern“.
  3. Gehe nun in deine angelegte Abrechnung. Hier kannst du nun oben links mit „+ Neue Ausgabe“ eine neue Ausgabe hinzufügen.
  4. In der Liste der Ausgabentypen findest du unter „02. Transport“ den Ausgabetyp „Kilometergeld eigener PKW“. Jeder einzelne Ausgabetyp ist ebenfalls über die Stichwort-Suche zu finden.
  5. Klickst du auf den Ausgabetyp, öffnet sich ein neues Fenster. Gebe hier alle notwendigen Daten ein.
  6. Für die Berechnung deiner zurückgelegten Strecke, benutze den Kilometerrechner, welchen du unten rechts findest. Hier kannst du deine Route inkl. Hin- und Rückreise genaustens angeben. Die auf der Karte vorgeschlagene Route kann jeweils noch in Google Maps angepasst werden, falls z.B. ein Umweg gefahren wurde. Außerdem können Kilometer auch selbst ausgerechnet und eingegeben werden. Die Auflistung von Zwischenstopps ist ebenfalls möglich.
  7. Hast du alle Daten eingegeben, klicke auf „Speichern“. Deine Ausgabe wird dir nun links angezeigt und kann vor dem Absenden deiner gesamten Abrechnung am Ende einer Abrechnungsperiode noch bearbeitet werden.

Achtung: Das Kilometergeld kann nicht über den Ausgabentyp „Benzin“ abgerechnet werden, sondern nur unter dem Ausgabentyp „Kilometergeld eigener PKW“.

Für mehr Informationen schau dir dieses kurze Video an:

Wie kann ich einen Stellvertreter hinterlegen, wenn ich für einen längeren Zeitraum abwesend bin?

  1. In SAP Concur hast du als Führungskraft die Möglichkeit, einen Abrechnungsstellvertreter zu hinterlegen, damit die Abrechnungen deiner Mitarbeiter auch in deiner Abwesenheit freigegeben werden können. Klicke hierfür unter „Einstellungen für Abrechnungen“ auf Abrechnungsstellvertreter.
  2. Über „Hinzufügen“ kannst du deinen Stellvertreter auswählen. Danach kannst du entscheiden, welche Funktionen dein Stellvertreter nutzen darf.
  3. Wichtig ist hierbei, dass ein Haken gesetzt wird bei „Darf Genehmigen“ und „Erhält Genehmigungs-E-Mails“, damit die Abrechnungen der Mitarbeiter während deiner Abwesenheit von deinem Stellvertreter genehmigt werden können. Außerdem muss der Zeitraum der Vertretung ausgewählt werden.

Für mehr Informationen schau dir dieses kurze Video an:

Wie kann ich einstellen, dass meine Reise über einen zentralen Koordinatoren (z.B. das Sekretariat) gebucht werden kann?

  1. Ja, das ist möglich. Klicke rechts oben auf „Profil“ und danach auf „Profileinstellungen“.
  2. Wähle den Punkt „Persönliche Angaben“ aus. Unter dem Punkt Bearbeiter und Reisekoordinatoren kannst du einen Bearbeiter hinzufügen.
  3. Du kannst auswählen, ob der Bearbeiter Reisen buchen kann oder Hauptreisebearbeiter sein soll. Danach gehst du auf Speichern.
  4. Der neue Bearbeiter kann danach in seinem SAP Concur oben rechts über „Profil“ nun dein Profil auswählen und Reisebuchungen über dein Profil vornehmen.

Für mehr Informationen schau dir dieses kurze Video an:

Es sind Reisekosten oder Auslagen bei einer anderen Gesellschaft angefallen. Wie kann ich diese in SAP Concur über die andere Gesellschaft abrechnen?

  1. Hierfür wählst du in der Eingabemaske bei der Erstellung deiner Abrechnung unter „Buchungskreis“ die andere Gesellschaft aus.
  2. Bei dem Geschäftsbereich wählst du „(OTHERS) Sonstige“ aus.
  3. Kostentyp ist in dem Fall „(CC) Kostenstelle“
  4. Unter Kontierungsobjekt kannst du das entsprechende Kontierungsobjekt der anderen Gesellschaft auswählen, wo die Kosten angefallen sind.
  5. Alle anderen Prozesse durchläufst du in SAP Concur genauso wie bei einer ganz normalen Reisekostenabrechnung. Schau dir hierzu gerne das Video unter dem Reiter „Abrechnungen“ an.

Für mehr Informationen schau dir dieses kurze Video an:

Travel

Wie kann ich eine Bahnverbindung buchen?

  1. Links im Startbildschirm unter „Reise buchen“ wählst du mit dem vierten Button die „Zugsuche (Deutsche Bahn)“ aus.
  2. Entscheidung zwischen „Hin- und Rückreise“ und „Nur Hinreise“ treffen. Wird „Hin- und Rückreise“ ausgewählt, kann für beide Fahrten nur mit dem Sparpreis oder dem Flexpreis gereist werden.
  3. Abreisestadt und Ankunftsstadt auswählen.
  4. Abreisedatum und Uhrzeit festlegen.
  5. Unter Klasse kannst du auswählen, ob du 1. oder 2. Klasse reisen möchtest.
  6. Sind alle Angaben vollständig klickst du auf „Suchen“.
  7. Unter Auftragsnummer wird immer eine „0“ eingegeben, es sei denn du hast einen Innenauftrag, dann wird dieser erfasst. Außerdem musst du deine Kostenstelle angeben, danach klickst du unten rechts auf „Weiter“.
  8. Jetzt werden dir alle Züge angezeigt, die es zu deiner gewünschten Verbindung gibt. Ganz oben kannst du auswählen, wie viele Zwischenstopps du machen möchtest oder ob du ohne Zwischenstopp reisen möchtest. Wenn du jetzt deine Zugsuche nochmal ändern möchtest, um z.B. eine andere Uhrzeit zu erfassen, geht das links unter „Zugsuche ändern“. Außerdem kannst du dort mit dem Suchfilter deine Reisezeiten oder den Preis eingrenzen, um deine Suchergebnisse einzuschränken.
  9. Wenn du dich für eine Reise entschieden hast klickst du auf „Tarife anzeigen“. Jetzt wird dir angezeigt, welche Preise für die Verbindung verfügbar sind. Unter „Regeln“ kannst du einsehen, ob es sich um einen Sparpreis oder Flexpreis handelt. Hast du dich entschieden musst du auf den Preis klicken.
  10. Jetzt kommst du automatisch in das Bahnportal. Hier könntest du deine Reisedaten (z.B. Uhrzeit, 1. oder 2. Klasse) nochmals anpassen. Ansonsten klickst du auf „Suchen“ und wählst deine Verbindung nochmal aus. In den weiteren Schritten kannst du noch einen Sitzplatz dazubuchen. Solltest du komplett fertig sein, klickst du oben rechts auf „Logout“ um wieder zu SAP Concur zurückzukommen.
  11. Hier bekommst du nun eine Übersicht über deine Reisedaten. In den nächsten Schritten klickst du immer unten rechts auf „Weiter“, bis die Buchung in SAP Concur komplett abgeschlossen ist.
  12. Den Reiseplan und dein Bahnticket bekommst du automatisch an deine E-Mailadresse geschickt.

Wie kann ich eine Übernachtung im Hotel buchen?

  1. Links im Startbildschirm unter „Reise buchen“ wählst du mit dem dritten Button die „Hotelsuche“ aus.
  2. Unter Check-In- & Check-Out-Datum kannst du einen Reisezeitraum auswählen. Außerdem kannst du deine Suchkriterien eingrenzen. Solltest du dich vorweg schon für ein Hotel entschieden haben kannst du unter „Bezugspunkt/Postleitzahl“ die genaue Adresse eingeben, ansonsten kannst du den Ort oder die Postleitzahl erfassen und es werden dir alle Hotels in dem Ort angezeigt.
  3. Unter Auftragsnummer wird immer eine „0“ eingegeben, es sei denn du hast einen Innenauftrag, dann wird dieser erfasst. Außerdem musst du deine Kostenstelle angeben, danach klickst du unten rechts auf „Weiter“.
  4. Jetzt werden dir alle Hotels angezeigt, die deinen Suchkriterien entsprechen. Möchtest du deine Suche nochmal verändern, klickst du links „Suche verändern“ an.
  5. Alle bevorzugten Hotels werden ganz oben angezeigt. Der grüne Punkt signalisiert, dass der Preis der Reisekostenrichtlinie entspricht. Möchtest du ein teureres Hotel buchen, musst du bei der Buchung immer einen Kommentar für deine Führungskraft einpflegen.
  6. Hast du dich für ein Hotel entschieden, gehst du auf „Zimmer anzeigen“. Jetzt siehst du die verschiedenen Zimmeroptionen. Außerdem findest du hier die Preisdetails und Stornierungsbestimmungen. Sobald du dich für ein Zimmer entschieden hast, klickst du auf den Preis.
  7. In den nächsten Schritten bestätigst du deine Buchung, bis die Hotelbuchung in SAP Concur komplett abgeschlossen ist.
  8. Deine Reisedetails bekommst du im Anschluss an deine E-Mailadresse zugeschickt.

Wie kann ich einen Mietwagen buchen?

  1. Links im Startbildschirm unter „Reise buchen“ wählst du mit dem zweiten Button die „Mietwagensuche“ aus.
  2. In der Eingabemaske erfasst du dein Abhol- und Rückgabedatum und die jeweilige Uhrzeit. Im Anschluss kannst du auswählen, ob du den Mietwagen direkt am Flughafen abholen möchtest oder außerhalb. Möchtest du den Mietwagen an einem anderen Ort zurückgeben, muss in der Eingabemaske der Haken gesetzt werden, danach kannst du den Ort auswählen. Außerdem ist es möglich über den Button „Weitere Suchoptionen“ noch weitere Details zur Suche festzulegen z.B. Mietwagentyp.
  3. Unter Auftragsnummer wird immer eine „0“ eingegeben, es sei denn du hast einen Innenauftrag, dann wird dieser erfasst. Außerdem musst du deine Kostenstelle angeben, danach klickst du unten rechts auf „Weiter“.
  4. In der Gesamtübersicht werden nun alle verfügbaren Mietwagen angezeigt. Außerdem werden in der oberen Ansicht nochmal alle Mietwagen mit den Preisen gegenübergestellt.
  5. Möchtest du deine Suche nochmal anpassen, kannst du Änderungen links unter „Mietwagensuche ändern“ vornehmen.
  6. Solltest du dich für einen Mietwagen entschieden haben, klickst du auf den Preis.
  7. In der nächsten Ansicht siehst du eine Zusammenfassung deiner Reservierung. Wenn alles in Ordnung ist, klickst du unten auf „Mietwagen reservieren und fortfahren“. Danach klickst du den Bestellvorgang einmal komplett durch.
  8. Eine Zusammenfassung deiner Bestellung bekommst du im Anschluss an deine E-Mailadresse zugeschickt.

Wie kann ich einen passenden Flug/Zug buchen?

  1. Links im Startbildschirm unter „Reise buchen“ wählst du mit dem ersten Button die „Flug-/Zugsuche“ aus.
  2. Hier hast du die Möglichkeit die Hin- und Rückreise zusammen zu buchen, nur die Hinreise auszuwählen oder verschiedene Städte auf einmal zu buchen.
  3. In der Eingabemaske erfasst du deine Abreisestadt und deine Ankunftsstadt. Außerdem erfasst du dein Reisedatum und die Uhrzeit. Hast du alles erfasst, klickst du unten auf „suchen“.
  4. Unter Auftragsnummer wird immer eine „0“ eingegeben, es sei denn du hast einen Innenauftrag, dann wird dieser erfasst. Außerdem musst du deine Kostenstelle angeben, danach klickst du unten rechts auf „Weiter“.
  5. In der Übersicht bekommst du nun alle Zug- und Flüge vorgeschlagen, die auf deine vorherigen Eingaben passen.
  6. Links hast du die Möglichkeit deine Suche im Nachhinein nochmal anzupassen.
  7. Sobald du dich für eine Verbindung entschieden hast, kannst du den Preis anklicken und die weiteren Schritte durchgehen, bis deine Buchung abgeschlossen ist (siehe Doku zur Zugbuchung).
  8. Im Anschluss an deine Buchung bekommst du eine Zusammenfassung der Reisedetails per E-Mail zugeschickt.

Wie füge ich eine BahnCard zu meinem Profil hinzu?

  1. Oben rechts auf „Profil“ klicken. Danach auf die „Profileinstellungen“.
  2. Links in der Auswahl unter Reiseeinstellungen „Programm für Vielreisende“ auswählen.
  3. Programm hinzufügen anklicken.
  4. Bahngesellschaft „Deutsche Bahn“ auswählen, Nummer der BahnCard und bis wann die BahnCard gültig ist eintragen, den BahnCard Typ und die Klasse hinterlegen. Abschließend „Speichern“.
  5. Danach ist deine BahnCard im Bahnportal für jede Bahnbuchung automatisch hinterlegt.

Für mehr Informationen schau dir dieses kurze Video an:

FAQ

Kann ich alle Reisen und Ausgaben einzeln abrechnen?

Nein, bitte erstelle pro Abrechnungsperiode nur eine einzige Reisekostenabrechnung, die alle Ausgaben für sämtliche Reisen, Bewirtungen und Auslagen  der Abrechnungsperiode umfasst.

Was ist eine Abrechnungsperiode?

Eine Abrechnungsperiode ist der Zeitraum zwischen zwei monatlichen Lohn- und Gehaltsabrechnungen. In SAP-Concur ist pro Abrechnungsperiode nur eine einzige Reisekostenabrechnung zu erfassen, die alle Ausgaben für sämtliche Reisen, Bewirtungen und Auslagen umfasst, die in dieser Abrechnungsperiode stattgefunden haben. Es ist also nicht mehr pro einzelner Reise eine Reiseabrechnung anzufertigen, sondern pro Abrechnungsperiode nur eine Reiseabrechnung, die ggf. mehrere einzelne Reisen umfasst.

Wann muss ich meine Abrechnung absenden?

Pro Monat legst du für alle deine getätigten Reisen und Ausgaben eine einzige Reisekostenabrechnung an. Ist eine Abrechnungsperiode vorbei und du hast alles in SAP Concur erfasst, kannst du deine vollständige Reisekostenabrechnung an deine Führungskraft zur Genehmigung verschicken. Für das Absenden der Reisekostenabrechnung gibt es keine Frist. Es beeinflusst allerdings, wann dir deine ausgelegten Kosten erstattet werden können.

Was muss ich bei einer Auslandsreise beachten?

Eine Auslandsreise unterscheidet sich an einem Punkt von einer Inlandsreise. Bitte gib bei einer Auslandsreise bei Hin- und Rückweg den jeweiligen Zeitpunkt deines Grenzübertritts an.

Welche Auftragsnummer muss ich bei einer Buchung angeben?

Gib als Auftragsnummer immer eine „0“ (null) an. Es sei denn du hast einen Innenauftrag, dann wird dieser dort eingegeben.

Was muss ich beim Grund der Dienstreise angeben?

Bitte gib immer den genauen Grund deiner Dienstreise an z.B. „Seminar Jahreswechsel“. Nur der Grund „Dienstreise“ ist nicht ausreichend. Der Grund muss bei jeder neuen Dienstreise angepasst werden.

Wie füge ich den Beleg meiner Ausgabe in die Abrechnung ein?

Bitte wähle hierfür in der Eingabemaske den Button rechts unten „Beleg anhängen“ aus.

Wie füge ich eine weitere Dienstreise meiner Monatsabrechnung hinzu?

Bitte klicke hierfür oben in der Monatsabrechnung auf „Details“ und danach unter Verpflegungspauschalen auf „neuen Reiseverlauf“.

Wozu kann ich unter Profileinstellungen meine E-Mailadresse verifizieren?

Wenn du deine E-Mailadresse verifiziert hast, kannst du Belege von deiner E-Mailadresse an receipts@concur.com weiterleiten. Deine Belege werden dann automatisch in deinem Concur-Konto unter „verfügbare Belege“ hochgeladen.

Adlhoch,Justina

Justina Adlhoch
Systemmanagement

Hast du noch Fragen?

Dann frag einfach bei unserer Ansprechpartnerin nach.

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