SAP Concur

Reisekostenabrechnung leicht gemacht

SAP Concur hilft dir, jede Geschäftsreise von Anfang bis Ende so angenehm wie möglich zu gestalten. Dein Reisekostenprozess wird nicht nur einfach, transparent und regelkonform, sondern auch nachhaltig, weil sie papierlos verläuft. Ein automatisierter Prozess für die Reisekostenabrechnung entlastet dich und gibt dir mehr Kontrolle über die Einhaltung der Reisekostenrichtlinie. 

Um SAP Concur optimal nutzen zu können, findest du im Folgenden kurze Erklärvideos und -texte sowie ausführliche Antworten auf viele FAQs. Außerdem kannst du dir alle wichtigen Informationen gebündelt in unserem SAP Concur-Handbuch herunterladen.

Pro Monat wird eine Abrechnung erstellt, in welcher die jeweiligen Reisen und Ausgaben gebündelt angelegt werden.

Allgemeine Informationen & Lernvideos

Wie registriere ich mich bei SAP Concur?

  1. Um SAP Concur nutzen zu können, musst du dich bei deinem entsprechenden Ansprechpartner melden. Du wirst dann als Nutzer registriert.
  2. Bei deiner erstmaligen Anmeldung muss zunächst ein Initialpasswort vergeben werden.
  3. Rufe dafür folgende Internetadresse auf: //eu1.concursolutions.com/nui/signin
  4. Gebe deinen Benutzernamen ein. Dieser ist immer eure Firmen-Mailadresse.
  5. Bei deiner ersten Anmeldung klickt ihr bitte auf „Passwort vergessen“. Es wird dir ein Initialpasswort zugesendet.
  6. Ändere dann nach der ersten erfolgreichen Anmeldung dein Passwort.

Wie melde ich mich an und wieder ab?

  1. Öffne deinen Browser, egal ob auf deinem eigenen Laptop, Handy, Tablet oder deinem PC vor Ort (das Verlagsnetzwerk ist nicht erforderlich).
  2. Rufe folgende Internetadresse auf: //eu1.concursolutions.com/nui/signin
  3. Gebe deinen Benutzernamen sowie Passwort in der Anmeldungsmaske ein.
  4. Nach erfolgreichem Login wird dir deine Übersichtsseite angezeigt.
  5. Deine Abmeldung sollte immer ordnungsgemäß oben rechts über Profil geschehen.

Für mehr Informationen schau dir dieses kurze Video an:

 

Wie nehme ich Profileinstellungen vor?

  1. Öffne oben rechts über „Profil“ deine Profileinstellungen. Hier kannst du deine Profileinstellungen pflegen.
  2. Die Pflichtfelder sind rot markiert und sind mit [erforderlich] gekennzeichnet. Fülle diese bitte unbedingt aus, sollten dort noch Lücken sein.
  3. Die E-Mail-Adresse sollte automatisch mit deiner Anmeldeadresse befüllt sein. Sollte dies nicht der Fall sein, ergänze dies bitte.
  4. Die Angaben zum Unternehmen sind bereits ausgefüllt und beinhalten auch deine Personalnummer. Bitte ändere diese Angaben nicht.
  5. Alle weiteren Schritte zur Verifizierung deiner E-Mail-Adresse können mithilfe der Anleitungen in SAP Concur ausgeführt werden.
  6. Es können noch weitere Einstellungen vorgenommen werden, wie z.B. die Registrierung des eigenen PKWs.

Wie erstelle ich eine Abrechnung?

  1. Erstelle pro Monat lediglich nur eine Abrechnung. Hierunter werden alle verschiedenen Ausgaben und Reisen angelegt.
  2. Als erstes muss die Abrechnung als übergeordneter Ordner angelegt werden, um dort alle einzelnen Reise- und Auslagenabrechnungen des Monats anzulegen.
  3. Klicke auf deiner Übersichtsseite auf „Abrechnung erstellen“.
  4. Trage nun unter „Abrechnungsname“ den Namen deiner monatlichen Reisekostenabrechnung ein. Die anderen Felder sollten aufgrund der Personalnummer automatisch befüllt werden.
  5. Klicke auf  „Weiter“ und wähle im nachfolgenden Fenster aus , ob du Tagespauschalen geltend machen möchtest oder nicht.
  6. Nun werden deine Ausgaben entsprechend ihres Ausgabetyps einzeln deiner Abrechnung hinzugefügt.

Für mehr Informationen schau dir dieses kurze Video an:

Wie füge ich meiner Abrechnung Ausgaben hinzu?

  1. Unter „Abrechnung“ kannst du deine erstellte Monatsabrechnung verwalten.
  2. Klicke auf „Neue Ausgabe“ und es öffnet sich ein Fenster mit allen Ausgabetypen.
  3. Wähle den passenden Ausgabentyp aus und fülle alle rot hinterlegten Felder aus.
  4. Beachte, dass der Austellungsort immer aus der vorgeschlagenen Drop-Down-Liste ausgewählt werden muss.
  5. Wähle den richtigen Belegstatus für deine Ausgabe aus. Diesen erfährst du in der Liste „Belegdefinition Concur“.
  6. Deinen passenden Beleg hast du entweder bereits hochgeladen oder kannst dies nun erledigen.
  7. Ist der Beleg hochgeladen, kann dieser unter „Verfügbare Belege“ ausgewählt werden. Klicke danach auf „Speichern“.
  8. Alle deinen gespeicherten Ausgaben werden dir nun aufgelistet. Sollte eine Ausgabe nicht vollständig ausgefüllt worden sein, so wird dir dies angezeigt werden.

Für mehr Informationen schau dir dieses kurze Video an:

Wie lade ich Belege hoch?

  1. Immer wenn du einen Beleg einer Reise erhalten hast, kannst du diesen sofort hochladen. Klicke dafür auf deiner Übersichtsseite auf „Belege hochladen“.
  2. Auf der nächsten Seite scrollst du nach unten zum Reiter „Verfügbare Belege“ und klicke auf „Neuen Beleg hochladen“.
  3. Nun kannst du deinen Beleg in Form der dort genannten Dateiformate auswählen und hochladen. Klicke auf „Durchsuchen“ und wähle deine Datei aus.
  4. Alle hochgeladenen Belege können dann deinen Ausgaben zugeordnet werden.

Für mehr Informationen schau dir dieses kurze Video an:

  1. Über die Schnellerfassung kannst du auf kurzem Weg deine angefallenen Ausgaben angeben. Gehe dafür in deine jeweilige Reisekostenabrechnung. Hier findest du rechts neben dem Feld „Neue Ausgabe“ auch das Feld „Schnellerfassung“.
  2. Nachdem du auf Schnellerfassung geklickt hast, öffnet sich eine Eingabemaske.
  3. Nun kannst du all deine Ausgaben in die folgenden Zeilen eintragen. Eine Zeile steht für je eine Ausgabe. Klicke danach auf „Speichern“.
  4. Nun siehst du all deine Ausgaben aufgelistet. Hier sind noch Änderungen möglich, solange die Abrechnung des jeweiligen Monats noch nicht abgesendet wurde.
  1. Damit du das Kilometergeld für eine getätigte Reise abrechnen kannst, muss zuerst dein PKW in SAP Concur hinterlegt sein. Gehe dafür oben rechts auf deine Profileinstellungen.
  2. Unter „Einstellungen für Abrechnungen“ kannst du bei „Eigenes Fahrzeug“ die Daten deines PKWs hinterlegen. Klicke dafür auf „Neu“ und fülle die Kfz-Kennung sowie den Fahrzeugtyp aus und klicke dann auf „Speichern“.
  3. Gehe nun in deine angelegte Abrechnung für den jeweiligen Monat deiner getätigten Dienstreise. Hier kannst du nun oben links mit „+ Neue Ausgabe“ eine neue Ausgabe hinzufügen.
  4. In der Liste der Ausgabentypen findest du unter „02. Transport“ den Ausgabetyp „Kilometergeld eigener PKW“. Du kannst alle Ausgabentyp auch über die Stichwort-Suche finden.
  5. Klickst du auf den Ausgabetyp, öffnet sich ein neues Fenster. Gebe hier alle notwenigen Daten an.
  6. Für die Berechnung deiner zurückgelegten Strecke, benutze den Kilometerrechner, welchen du unten rechts findest. Hier kannst du deine Route inkl. Hin- und Rückreise genaustens angeben. Die auf der Karte vorgeschlagene Route kann jeweils noch in Google Maps angepasst werden, falls z.B. ein Umweg gefahren wurde. Außerdem können Kilometer auch selbst ausgerechnet und eingegeben werden. Die Auflistung von Zwischenstopps ist ebenfalls möglich.
  7. Hast du alle Daten eingegeben, klicke auf „Speichern“. Deine Ausgabe wird dir nun rechts angezeigt und kann vor dem Absenden deiner gesamten Abrechnung am Ende des Monats noch bearbeitet werden.

Achtung: Das Kilometergeld kann nicht über den Ausgabentyp „Benzin“ abgerechnet werden, sondern nur unter dem Ausgabentyp „Kilometergeld eigener PKW“.

  1. Wenn du für einen längeren Zeitraum abwesend sein solltes, hast du unter „Profileinstellungen“ die Möglichkeit einen Stellvertreter zu hinterlegen. Dieser Stellvertreter kann dann die Abrechnungen deiner MitarbeiterInnen freigeben.
  2. Klicke hierfür unter „Einstellungen für Abrechnungen“ auf Abrechnungsstellvertreter.
  3. Über „Hinzufügen“ kannst du deinen Stellvertreter auswählen. Danach kannst du entscheiden, welche Funktionen dein Stellvertreter nutzen darf.
  4. Wichtig ist hierbei, dass ein Haken gesetzt wird bei „Darf Genehmigen“ und „Erhält Genehmigungs-E-Mails“, damit die Abrechnungen der Mitarbeiter während deiner Abwesenheit von deinem Stellvertreter genehmigt werden können. Außerdem muss der Zeitraum der Vertretung ausgewählt werden.

FAQ

Kann ich alle Reisen und Ausgaben einzeln abrechnen?

Nein, bitte erstelle pro Monat eine Abrechnung. Diese befüllst du dann mit deinen Reisen und Ausgaben.

Was ist ein Abrechnungsmonat?

Pro Monat wird eine Abrechnung erstellt, in welcher die jeweiligen Reisen und Ausgaben gebündelt angelegt werden. Der Abrechnungsmonat beginnt immer nach der Monatsabrechnung und geht bis zur nächsten Abrechnung. Hierbei ist ein Abrechnungsmonat nicht gleichzusetzen mit einem kalendarischen Monat.

Wann muss ich meine Abrechnung absenden?

Pro Monat legst du für alle deine getätigten Reisen und Ausgaben eine Abrechnung an. Ist ein Abrechnungsmonat vorbei und du hast alles bei SAP Concur eingetragen, kannst du deine vollständige Abrechnung absenden. Für das Absenden der Abrechnung gibt es keine Frist. Es beeinflusst allerdings, wann dir deine deine ausgelegten Kosten erstattet werden können.

Was muss ich bei einer Auslandsreise beachten?

Eine Auslandsreise unterscheidet sich an einem Punkt von einer Inlandsreise. Bitte gib bei einer Auslandsreise bei Hin- und Rückweg den jeweiligen Zeitpunkt deines Grenzübertritts an.

Welche Auftragsnummer muss ich bei einer Buchung angeben?

Gib als Auftragsnummer immer eine „0“ (null) an. Es sei denn du hast einen Innenauftrag, dann wird dieser dort eingegeben.

Was muss ich beim Grund der Dienstreise angeben?

Bitte gib immer den genauen Grund deiner Dienstreise an z.B. „Seminar Jahreswechsel“. Nur der Grund „Dienstreise“ ist nicht ausreichend. Der Grund muss bei jeder neuen Dienstreise angepasst werden.

Wie füge ich den Beleg meiner Ausgabe in die Abrechnung ein?

Bitte wähle hierfür in der Eingabemaske den Button rechts unten Beleg anhängen aus.

Wie füge ich eine weitere Dienstreise meiner Monatsabrechnung hinzu?

Bitte klicke hierfür oben in der Monatsabrechnung auf „Details“ und danach unter Verpflegungspauschalen auf „neuen Reiseverlauf“.

Wozu kann ich unter Profileinstellungen meine E-Mailadresse verifizieren?

Wenn du deine E-Mailadresse verifiziert hast, kannst du Belege von deiner E-Mailadresse an receipts@concur.com weiterleiten. Deine Belege werden dann automatisch in deinem Concur-Konto unter „verfügbare Belege“ hochgeladen.

Adlhoch,Justina

Justina Adlhoch
Systemmanagement

Hast du noch Fragen?

Dann frag einfach bei unserer Ansprechpartnerin nach.

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