Newsletter MS 365

Wir qualifizieren Dich für die Zukunft.

Teams begleitet unseren Arbeitsalltag schon einige Zeit, doch es gibt immer wieder neue Funktionen und Updates, bei denen man so einfach nicht hinterherkommt. Aus diesem Grund wollen wir euch in diesem Newsletter ein paar Funktionen und Tipps und Tricks zeigen, aber auch aufzeigen wie man Teams als soziale Plattform nutzen kann.

  • Wie erstelle ich eine Teams-Besprechung?
  • Welche Funktionen gibt es während einer Teams-Besprechung?
  • Best Practice – Digitale Kaffeeküche
  • Best Practice – Agile Arbeitsweisen
  • Feedback

Wie erstelle ich eine Teams-Besprechung?

Es gibt verschiedene Möglichkeiten eine Teams-Besprechung einzustellen:

Teams Desktop App


Teams Tablet App


Outlook Desktop App


Outlook Online


Welche Funktionen gibt es während einer Teams-Besprechung?

In diesen Abschnitt wollen wir dir erklären welche Funktionen es während einer Besprechung gibt und wie du diese optimal für dein nächstes Meeting einsetzten kannst.

Best Practice – Digitale Kaffeeküche

Das Team Business Intelligence ist im Konzern über die Standorte verteilt. So arbeiten die Mitarbeiter/innen sowohl in Hannover als auch an anderen Standorten wie Leipzig, Rostock und Potsdam.

Aus diesem Grund gab es schon vor der Einführung von Microsoft Teams standortübergreifende Team-Meetings mithilfe von Telefonkonferenzen, um weite Fahrtwege zu reduzieren und sich gegenseitig auf den neuesten Stand zu bringen. Allerdings blieben die unmittelbaren Reaktionen in Form von Mimik und Gestik aus. Und auch der private Plausch in der Kaffeeküche blieb aufgrund des standortübergreifenden Arbeitens und der reduzierten Kontakte im Büro oft aus.

Microsoft Teams und die Idee der „Digitalen Kaffeeküche“ schafft hier Abhilfe. Immer dienstags und donnerstags haben die Mitarbeiter/innen des Teams Business Intelligence die Möglichkeit, sich für eine Viertelstunde zum persönlichen Plausch in der digitalen Kaffeeküche einzuwählen. Der Termin ist für jeden freiwillig und kann je nach Tagesstimmung und Auslastung wahrgenommen werden. Das Team unterhält sich mithilfe von Microsoft Teams wieder vermehrt über private Themen und tauscht sich über das aktuelle Tagesgeschäft aus.

Die „Digitale Kaffeeküche“ ist eine tolle Möglichkeit, um trotz der Distanz am aktuellen Arbeits- wie auch Privatleben der Kollegen/innen teilzuhaben.

Auch das Kampagnenmanagement kommt zur „Digitalen Kaffeeküche“ des Business Intelligence Teams dazu, da die Abteilungen eng miteinander zusammenarbeiten. Auf diese Weise können mit Microsoft Teams abteilungsübergreifende Themen und Austauschmöglichkeiten geschaffen werden.

Best Practice – Agile Arbeitsweisen

Wir durften mit dem Director von Team Classifieds Andreas Matthies über die Arbeitsweisen und Strukturen mit Teams sprechen. Das Team Classifieds setzt auf viele Team-Meetings in der Woche, wo der Austausch zwischen Arbeit und Privaten in einem guten Verhältnis steht. Eines dieser Team-Meetings ist die Retrospektive. Diese wird alle zwei Wochen durchgeführt und hilft beim Lösen von Konflikten und Problemen.

Die Retro basiert auf sogenannten Spannungen. Der Begriff Spannung ist wörtlich zu verstehen und kann Probleme mit Systemen oder Projekten oder auch interne Probleme symbolisieren. Die Spannungen werden in einem offenen Word-Dokument gesammelt und im Meeting angesprochen. Der Erfolg dieser Methode ist, dass die Probleme gemeinsam im Team gelöst werden und jeder seinen Beitrag leisten kann.

Wie kann man sich so ein Meeting vorstellen? Die Abteilung trifft sich über Teams in einer Video-Besprechung und diskutiert über bestimmte Spannungen. Um einen effektiven Lernerfolg aus der Besprechung zu ziehen, werden die Ergebnisse der Besprechung im Word Dokument festgehalten. Der Aufbau in des Word Dokuments sind dann so aus:

Spannung: Wöchentliche Bug Reporting wird nicht gelebt.

  • Owner: Julian
  • Lösungsvorschlag: Einmal im Monat und dann ordentlich? Peer-Bug-Reporting?
  • Lösung: Umgelegt auf Mi. abwechselnd zur Retro. Nach wie vor erstmal weiter 2-wöchentlich.

Mithilfe des offenen und lebendigen Word Dokuments, kann jeder die Lösung des Problems einsehen und Probleme werden deutlich verringert. Wenn ihr diese Arbeitsweise auch in eurem Team ausprobieren wollt, fangt am besten mit einem Word Dokument an und sammelt dort eure Spannungen. Diese könnt ihr in einem Meeting zusammen besprechen und gemeinsam Lösungen finden. Es ist hilfreich für die Retrospektive nur ein Word Dokument zu nutzen, auf das jeder Zugriff hat. So kann jeder die Probleme und Lösungen einsehen, nachschauen und davon profitieren. Außerdem bietet es eine Struktur, da ihr nicht x verschiedene Dokumente habt.

Feedback

Um diesen Newsletter zu verbessern und weiterzuentwickeln, freuen wir uns sehr über dein Feedback.

Christin Hanel
Spezialistin Qualifizierung

Hast du noch Fragen?

Du möchtest dich gern weiterbilden? Du hast Fragen zu den Qualifzierungsangeboten oder Dir fehlen Themen oder Angebote?

Dann frag einfach Christin.

Neueste Kommentare
    Archive
    Kategorien
    Event Search
    Ads